INTRODUCCIÓN
La presente Política representa un primer esfuerzo por parte del Grupo Mapei y sus subsidiarias operativas a nivel mundial para abordar este tema de creciente importancia, tratado internacionalmente por diversos sistemas legales. En Colombia, a través de la Ley 599 de 2000, el Artículo 250 y las Circulares Externas de la Superintendencia de Sociedades.
Los principales aspectos tratados en esta Política se resumen a continuación y se detallarán en las siguientes secciones de este documento:
OBJETIVO Y DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA
Esta Política tiene como objetivo establecer los procedimientos para reportar conductas ilícitas, faltas u omisiones que constituyan o puedan constituir una violación, o induzcan a una violación, del Código de Ética, la Política Anticorrupción del Grupo Mapei, las normas en las áreas identificadas en el Código Penal Colombiano, las Circulares de la Superintendencia de Sociedades y cualquier documentación interna sobre los mismos temas (por ejemplo, otras políticas del Grupo, procedimientos y normas de la Compañía).
Los destinatarios de esta Política son:
PRINCIPALES REFERENCIAS
ALCANCE Y DEFINICIONES
Esta Política establece las normas para Mapei Colombia S.A.S., siempre que, en caso de conflicto en el contenido de dicho documento con cualquier ley o regulación local específica sobre el mismo objeto, prevalecerán estas últimas.
El presente documento es plenamente válido y aplicable, adoptado por el Gerente General de Mapei Colombia S.A.S. para cumplir con los requisitos o restricciones de cualquier tipo.
Los principios aquí establecidos no afectan ni limitan de ninguna manera las obligaciones de informar a las autoridades judiciales, de vigilancia o reguladoras competentes en el país en el que la Compañía opera o donde se produce la violación.
La Compañía adopta formalmente esta Política, que forma parte del cuerpo procedimental de la organización y comunica prontamente su adopción y difusión a la sede central mediante correo electrónico.
La Denuncia (Whistleblowing)
Por “Denuncia” se entiende cualquier comunicación, presentada para proteger la integridad de la Compañía, relacionada con posibles conductas llevadas a cabo, en el desarrollo de actividades laborales, en violación del Código de Ética, la Política Anticorrupción, cualquier regulación local de cumplimiento y cualquier otro derecho y regulaciones o documentos internos adoptados por la Compañía en la implementación del Código de Ética y cualquier legislación local de cumplimiento.
Las denuncias, incluso si son anónimas, deben presentarse de buena fe y deben ser detalladas y basadas en elementos de verificación precisos y concordantes, con información precisa para que sean fácilmente verificables.
PROTECCIÓN Y RESPONSABILIDAD DEL DENUNCIANTE
Cualquier instrucción específica dada a nivel local con respecto a la protección del denunciante, de acuerdo con la legislación local, es plenamente válida y aplicable.
En particular, ninguna represalia, discriminación o sanción, directa o indirecta, afectará a quienes hayan presentado una denuncia de buena fe. En el caso de denuncias realizadas a través del Portal de Denuncias, se garantiza el anonimato del denunciante, excepto en los casos en que el denunciante exprese su consentimiento para divulgarlo y sin perjuicio de las obligaciones legales. Las sanciones para quienes violen las medidas de protección del denunciante son definidas por la Gestión Local de acuerdo con la legislación local aplicable, involucrando al Departamento(s) competente(s) local(es) e informando a los Departamentos Corporativos de Recursos Humanos y Organización y Jurídico.
Los destinatarios de la denuncia (y las otras partes que puedan estar involucradas en el proceso) garantizan la máxima confidencialidad del denunciante, protegiendo su identidad. La divulgación no autorizada de la identidad del denunciante, o información bajo la cual se pueda inferir, se considera una violación de esta Política.
Existen sanciones contra el denunciante, siempre que sea posible, en caso de denuncias realizadas con intención dolosa o negligencia grave que sean falsas, infundadas, con contenido difamatorio o realizadas con el único propósito de perjudicar a la Subsidiaria Local, al Denunciado o a los afectados por la denuncia. La Gestión Local de cada Subsidiaria Local también puede tomar las acciones legales adecuadas, de acuerdo con la legislación local aplicable, involucrando al Departamento(s) competente(s) local(es) e informando a los Departamentos Corporativos de Recursos Humanos y Organización y Jurídico.
DERECHOS DEL DENUNCIADO
Esta Política cumple plenamente con las disposiciones de la Circular Externa No. 100 – 000005 del 22 de noviembre de 2017 Capítulo X, así como la Circular Externa 100 – 000011 del 9 de agosto de 2021 Capítulo XIII y la Circular Externa 100 – 000003 del 23 de abril de 2024 Capítulos X y XIII, todas ellas de la Superintendencia de Sociedades y cualquier legislación local sobre el tema de los derechos de protección del denunciado.
Además, cualquier instrucción específica dada a nivel local con respecto a la protección del denunciado, de acuerdo con la legislación local y su ámbito de aplicación, es válida y aplicable.
Durante la investigación y la verificación de posibles incumplimientos, las personas que son objeto de las denuncias pueden ser involucradas o notificadas de esta actividad, pero en ningún caso se iniciará un procedimiento únicamente basado en la denuncia, en ausencia de pruebas concretas sobre sus alegaciones. Un procedimiento podría iniciarse solo sobre la base de pruebas distintas a las alegaciones realizadas en la propia denuncia.
FORMAS DE ENVÍO DE DENUNCIAS
Las denuncias pueden enviarse directamente a los destinatarios locales de la Compañía:
Por escrito:
Verbalmente:
Alternativamente, las denuncias relacionadas con todos los temas cubiertos por esta Política (incluidos los mencionados en el Código de Ética) pueden enviarse directamente a la atención de la Sede Central utilizando el Portal de Denuncias, haciendo clic en el botón “Haga clic aquí si desea presentar una denuncia directamente a la Sede Central”, ya que este es un canal centralizado, dirigido y manejado por el Comité Corporativo de Denuncias.
Cabe señalar que el formato en papel, por correo regular, y el Portal de Denuncias son las mejores formas destinadas a garantizar plenamente el posible anonimato del denunciante.
El acceso al Portal de Denuncias está sujeto a una política de “no registro” (no-log) con el fin de evitar la identificación del Denunciante que desea permanecer en el anonimato; esto significa que los sistemas informáticos de la empresa no están en capacidad de identificar el punto de acceso (dirección IP), incluso si se ingresa desde un computador conectado a la red corporativa.
Por cada Denuncia presentada, el Portal asigna un código de identificación único que permite a cada Denunciante consultar el estado de su trámite de manera anónima. Asimismo, si una Denuncia no está suficientemente detallada, los Destinatarios (identificados en el siguiente apartado) tienen derecho a solicitar al Denunciante, utilizando el Portal y siempre a través de dicho código, información adicional sobre lo reportado.
DESTINATARIOS DE LA DENUNCIA
Las Denuncias realizadas a través del Portal de Denuncias, por correo electrónico, teléfono o en formato físico (“buzón seguro” o recibidas en la dirección de la filial local), son recibidas directamente por el Oficial de Cumplimiento de la compañía y el Equipo Local de Denuncias (ver párrafo siguiente).
Las Denuncias realizadas a través del Portal de Denuncias y del buzón electrónico local también son accesibles, con fines de supervisión/seguimiento, por la sede central (por ejemplo, Auditoría Interna Corporativa).
En la sede central se ha establecido un equipo específico, el Comité Corporativo de Denuncias, encargado de monitorear y supervisar los procesos, según lo descrito a continuación.
Todos los destinatarios de la Denuncia la gestionan conforme a los principios de confidencialidad establecidos en esta Política y verifican su validez según su contenido.
GESTIÓN DE LAS DENUNCIAS
El Grupo Mapei ha establecido un conjunto de reglas para la gestión de las Denuncias, con el objetivo de garantizar un manejo adecuado, oportuno y preciso, en cumplimiento de la presente Política.
El Gerente General de Mapei Colombia S.A.S. ha designado como Oficial de Cumplimiento y como miembros del Equipo Local de Denuncias a:
Asimismo, se ha creado un órgano específico para la gestión de las Denuncias, el Comité Corporativo de Denuncias, conformado por miembros independientes de los departamentos corporativos como Auditoría Interna Corporativa y Recursos Humanos & Organización, con el apoyo del Departamento Legal cuando sea necesario.
Plazos
La Denuncia debe gestionarse dentro de un plazo predefinido, el cual Mapei establece de la siguiente manera:
Información sobre Autoridades Externas
En caso de que la Compañía no proporcione una respuesta satisfactoria, el denunciante puede recurrir a las autoridades que intervengan sobre el asunto respectivo.
PROTECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
La documentación que respalda la Denuncia se archivará de forma segura por un período de dos años después del cierre de esta, por parte del Oficial de Cumplimiento y el Equipo Local de Denuncias de Mapei Colombia S.A.S.
Toda la información personal y sensible contenida en la Denuncia, incluyendo la identidad del Denunciante u otros individuos, debe ser tratada conforme a las normas aplicables de protección de datos personales, tanto europeas como locales (por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos – GDPR – y la ley Colombiana 1581 de 2012).
AVISO DE PRIVACIDAD
En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Circular Externa No. 100-000003 del 26 de julio de 2016 y la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021, así como la Ley 1581 de 2012 que establece disposiciones generales para la protección de datos personales, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, que regula la protección de datos en Colombia, MAPEI COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT. 890.919.661-3 ha implementado una Política de Protección de Datos Personales y un Manual de Procedimientos que garantizan la seguridad, transparencia y correcto uso de la información. El tratamiento de los datos de los denunciantes tiene como finalidad servir de medio para identificar posibles casos de corrupción que violen el Código de Ética Empresarial. Tanto los datos personales como la denuncia se archivarán de manera segura durante dos años después del cierre del caso por parte del Oficial de Cumplimiento y el Equipo Local de Denuncias de Mapei Colombia S.A.S. En consecuencia, para este fin, la información podrá ser tratada, recolectada, almacenada, utilizada, actualizada y comunicada, conforme a lo indicado en esta Política y en los procedimientos establecidos por la empresa para dicho propósito.
Si desea consultar esta información o solicitar su cancelación, puede comunicarse al siguiente correo electrónico: [email protected]
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