Для виконання вимог чинного законодавства (зокрема, Законодавчого декрету № 24/2023), Компанія запровадила систему повідомлень про порушення (Whistleblowing System), яка дозволяє працівникам у конфіденційний та безпечний спосіб повідомляти уповноважені органи компанії про виявлені неправомірні дії під час виконання трудових обов’язків.

Нижче наведено основну інформацію щодо способів, каналів подання інформації  та оброблення таких повідомлень.

ПОВІДОМЛЕННЯ

Повідомлення — це письмова або усна передача інформації про порушення.
Порушеннями вважаються дії, бездіяльність або поведінка, що завдають шкоди суспільним інтересам або підривають доброчесність Компанії, зокрема ті, що стосуються:

• дій, що підпадають під дію Законодавчого декрету № 231/2001, або порушень Моделі організації, управління та контролю, затвердженої відповідно до вимог Декрету 231, а також положень Кодексу етики;
• правопорушень, пов’язаних із виконанням актів Європейського Союзу чи національних нормативних актів, визначених у додатку до Декрету № 24/2023, або актів, що впроваджують Директиву (ЄС) 2019/1937, у таких сферах:
  публічні закупівлі; фінансові послуги, продукти та ринки; запобігання відмиванню коштів і фінансуванню тероризму; безпечність та відповідність продукції; транспортна безпека; охорона довкілля; радіаційна та ядерна безпека; безпечність харчових продуктів і кормів, а також здоров’я та добробут тварин; громадське здоров’я; захист прав споживачів; захист персональних даних і безпека інформаційних систем;
• дій, що завдають шкоди фінансовим інтересам Європейського Союзу;
• дій, які порушують принципи внутрішнього ринку, зокрема свободу руху товарів, осіб, послуг і капіталу;
• дій або бездіяльності, що підривають цілі або мету положень законодавства ЄС у зазначених сферах.

Анонімні повідомлення також приймаються, якщо вони є достатньо детальними й належним чином задокументованими.

СПОСОБИ ТА КАНАЛИ ПОДАННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ

Повідомлення можуть подаватися через такі канали:

• У письмовій формі: за допомогою онлайн-платформи Whistleblowing Platform, створеної Компанією. Платформа забезпечує покрокове подання повідомлення та доступна за адресою: whistleblowing.mapei.com;

• В усній формі: через голосову пошту, підключену до спеціальної телефонної лінії 02-37673443. Цей номер є спільним для всіх італійських компаній Mapei, тому заявнику потрібно уточнити, до якої саме компанії належить повідомлення;

• В усній формі: шляхом особистої зустрічі з уповноваженою командою, що опрацьовує повідомлення.

Усі канали забезпечують конфіденційність особи заявника, осіб, зазначених у повідомленні, а також змісту самого повідомлення, завдяки використанню інструментів шифрування.

Доступ до Платформи здійснюється за принципом «no-log», що унеможливлює ідентифікацію користувача (зокрема IP-адреси), навіть при доступі до  корпоративної мережі.
Після надсилання кожного повідомлення система автоматично генерує унікальний ідентифікаційний код, який дозволяє заявнику анонімно відстежувати статус розгляду свого повідомлення.
У разі недостатньої деталізації, уповноважений менеджер каналу може запитати додаткову інформацію, використовуючи той самий код, для забезпечення повного аналізу ситуації.

Повідомлення надходять безпосередньо до спеціально підготовленої Команди з питань повідомлень про порушення (Whistleblowing Team), до складу якої входять: І) керівник Внутрішнього аудиту; ІІ) керівник Юридичного та корпоративного відділу; ІІІ) керівник напряму з управління персоналом та організаційного розвитку в Італії (Mapei S.p.A.).

Працівник також має право подати зовнішнє повідомлення через канали, створені Національним антикорупційним органом (ANAC), або зробити публічне розкриття інформації (наприклад, через ЗМІ чи соціальні мережі) — за умови дотримання вимог, передбачених Законодавчим декретом № 24/2023.

ГАРАНТІЇ БЕЗПЕКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗАЯВНИКА

Компанія гарантує захист від будь-яких форм репресій — як прямих, так і опосередкованих — щодо осіб, які добросовісно повідомили про порушення, а також щодо інших осіб, пов’язаних із поданням повідомлення (наприклад, посередників, колег, членів родини тощо).

Ідентичність заявника та будь-які відомості, що дозволяють її встановити, не можуть бути розкриті без його явної згоди, за винятком випадків, коли це вимагається законом і лише для осіб, уповноважених на обробку таких даних.

Порушення гарантій захисту тягне за собою відповідальність і застосування санкцій.
Водночас особи, які свідомо подають неправдиві, безпідставні чи дискредитуючі повідомлення, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Компанія залишає за собою право вжити відповідних, у тому числі судових заходів.

ЗАХИСТ ОСІБ, ЩО ЗГАДУЮТЬСЯ У ПОВІДОМЛЕННІ

Під час перевірки повідомлення особи, яких воно стосується, можуть бути залучені до процесу або проінформовані про його перебіг.
Втім, жодне дисциплінарне чи юридичне провадження не ініціюється лише на підставі повідомлення, без фактичного підтвердження викладених фактів.

ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

З метою забезпечення права на захист персональних даних обробка повідомлень здійснюється відповідно до вимог законодавства про захист даних, зокрема Регламенту (ЄС) 2018/1725.
Захист поширюється не лише на заявника, але й на інших осіб, щодо яких гарантується конфіденційність — зокрема на осіб, згаданих у повідомленні, посередників або третіх осіб, чиї дані обробляються в межах процедури.