Compania, în conformitate cu legislația în vigoare, pune la dispoziție o platformă online (Whistleblowing Portal) pentru accesul gratuit al celor care doresc să facă, cu bună-credință, raportări privind comportamente ilicite, săvârșite printr-o acțiune sau prin omisiune, care constituie sau pot constitui încălcări sau incitarea la încălcări ale Codului de Etică, a Modelului de Organizare, Management și Control conform Legii nr.361/2022 și a documentației de implementare aferente (de exemplu, politicile Grupului și regulile companiei).
Aceste rapotări sunt, de asemenea, acceptate anonim. Compania va urmări autorii sesizărilor făcute cu rea-credință, cu intenția de a defăima sau care nu respecta principiul colaborarii. Rapoartele trebuie realizate în scopul de a proteja integritatea Companiei și trebuie să fie detaliate, adică să se bazeze pe fapte precise și să fie consecvente.
Raportările trebuie făcute cu responsabilitate, să fie de interes pentru binele comun și să se încadreze în tipurile de neconformități pentru care a fost implementat sistemul. Compania vă invită să nu faceți sesizări care nu se încadrează în cazurile indicate mai sus și, în general, îndeamnă angajații săi să rezolve eventualele litigii de muncă, acolo unde este posibil, prin dialog, chiar informal, cu colegii și/sau cu managerul lor direct sau cu funcțiile relevante ale companiei.
Raportările pot fi trimise direct destinatarilor locali ai Companiei:
Trebuie avut în vedere faptul că transmiterea Raportării prin formularul pe suport de hârtie, prin poștă și prin Portalul de avertizare sunt cele mai bune modalități menite să garanteze pe deplin anonimatul avertizorului.
Accesul la Portalul de avertizare este, în fapt, supus unei politici "fără logare" pentru a preveni identificarea avertizorului care dorește să rămână anonim. Aceasta înseamnă că sistemele informatice ale Societății nu au capacitatea de a identifica punctul de acces (adresa IP), chiar dacă avertizorul este conectat de la un computer conectat la rețeaua corporativă.
Pentru fiecare Raportare transmisă, Portalul atribuie un cod unic de identificare care permite fiecărui avertizor să își verifice progresul, în mod anonim. În mod similar, în cazul în care o Raportare nu este detaliată adecvat, Destinatarii au dreptul să solicite avertizorului, folosind Portalul și întotdeauna prin acel cod, detalii suplimentare cu privire la ceea ce este Raportat.
Raportările transmise prin intermediul Portalului de avertizare sunt primite direct de către Echipa Locală a Companiei care se ocupă de acestea, în conformitate cu principiile de confidențialitate și verifică validitatea acestora referitor la conținutul lor.
Avertizorii care au transmis o Raportare cu buna-credință, nu vor fi supuși niciunui represaliu, discriminări sau sancționări, directe sau indirecte. În cazul Raportărilor efectuate prin intermediul Portalului de avertizare, anonimatul avertizorului este garantat, cu excepția cazurilor în care avertizorul își dă consimțământul pentru a îi fi divulgată identitatea și fără a aduce atingere obligațiilor legale.
Sancțiunile pentru cei care încalcă măsurile de protecție ale avertizorului vor fi aplicate în conformitate cu legislația europeană sau română aplicabilă.
Sunt prevăzute sancțiuni și împotriva Avertizorului în cazul sesizărilor făcute cu intenție sau neglijență gravă care se dovedesc a fi false și neîntemeiate, cu conținut defăimător sau în orice caz făcute în scopul de a prejudicia Societatea, Partea Raportată sau subiecții afectați de raportare. De asemenea, Societatea poate întreprinde acțiuni legale adecvate.
Pe parcursul verificării și constatării unor eventuale activități de neconformitate, persoanele afectate de raportări ar putea fi implicate sau sesizate cu privire la această activitate, dar, în niciun caz, o procedură nu va fi declanșată exclusiv pe baza Raportării, în lipsa unor dovezi concrete în ceea ce privește conținutul acestuia. Acest lucru se poate întâmpla pe baza unor dovezi furnizate sau constatate pornind de la Raportare.
Orice informații personale și sensibile conținute în Raportare, inclusiv cele referitoare la identitatea avertizorului sau a altor persoane, trebuie prelucrate în conformitate cu normele aplicabile pentru protecția datelor cu caracter personal, astfel cum sunt stabilite de legislația europeană și locală aplicabilă (de exemplu, Regulamentul GDPR și legislația locală de implementare etc.).
Rămâneți la curentAbonați-vă la noul nostru newsletter pentru a primi noutăți despre Mapei
