V skladu z ustrezno zakonodajo (Zakonodajni odlok 24/2023) podjetje uvaja sistem za prijavo nepravilnosti, s katerim je možno na zaupen in varen način organom podjetja prijaviti morebitne zaznane nepravilnosti med delovnimi aktivnostmi.
V nadaljevanju so navedene glavne informacije glede načinov in kanalov prijave, kot tudi glede obravnave takšnih prijav.
PRIJAVE
Prijave so pisna ali ustna sporočila informacij o kršitvah. Kršitve so ravnanja, dejanja ali opustitve, ki škodijo javnemu interesu ali integriteti podjetja in ki jih je mogoče opredeliti kot:
- nezakonito ravnanje, pomembno za zakonodajni odlok 231/2001, ali kršitve organizacijskih modelov in kodeksa etike 231;
- kazniva dejanja v zvezi z uporabo aktov Evropske unije ali nacionalnih aktov, določenih v prilogi k zakonodajnemu odloku 24/2023, ali nacionalnih aktov, ki izvajajo akte Evropske unije, določene v prilogi k Direktivi (EU) 2019/1937, čeprav niso navedeni v prilogi k Odloku. Ta kazniva dejanja so povezana z naslednjimi sektorji: javna naročila; finančne storitve, produkti in trgi ter preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma; varnost in skladnost proizvodov; prometna varnost; varstvo okolja; sevalna in jedrska varnost; varnost hrane in krme ter zdravje in dobrobit živali; javno zdravje; varstvo potrošnikov; zasebnost in varstvo podatkov ter varnost omrežij in informacijskih sistemov;
- dejanja, ki škodijo finančnim interesom Evropske unije;
- dejanja v zvezi z notranjim trgom, ki ogrožajo prosto gibanje blaga, oseb, storitev in kapitala;
- dejanja ali opustitve, ki ogrožajo cilj ali namen določb Evropske unije na področjih, omenjenih v zgornjih točkah.
Anonimne prijave so sprejete, če poročevalec ne želi razkriti svoje identitete, pod pogojem, da so podrobne in ustrezno dokumentirane.
NAČIN VLOŽITVE IN NASLOVNIKI PRIJAVE
Prijave se lahko vložijo prek naslednjih kanalov za prijavo:
- V pisni obliki: z uporabo spletne Platforme za prijavo nepravilnosti (Whistleblowing Platform), ki jo je podjetje dalo na voljo in ki prijavitelju omogoča voden postopek; do platforme je mogoče dostopiti na spletnem naslovu: whistleblowing.mapei.com;
- V ustni obliki: prek sistema glasovnih sporočil, povezanega s posebej ustvarjeno telefonsko linijo, dosegljivo na 0392-37673443. Ta številka je skupna vsem italijanskim podjetjem skupine Mapei, zato mora prijavitelj navesti konkretno podjetje, na katerega se prijava nanaša;
- V ustni obliki: z neposrednim srečanjem z ekipo, ki je zadolžena za obravnavanje prijav.
Opisani kanali zagotavljajo zaupnost identitete prijavitelja, osebe, ki je vpletena, in osebe, ki je omenjena v prijavi, kot tudi zaupnost vsebine prijave in njene komunikacije z uporabo orodij za šifriranje.
Dostop do Platforme za prijavo nepravilnosti je predmet politike "brez beleženja" (no-log), da se prepreči identifikacija prijavitelja, ki želi ostati anonimen: to pomeni, da računalniški sistemi podjetja ne morejo identificirati dostopne točke do platforme (naslov IP), tudi če je bil dostop izveden iz računalnika, povezanega v omrežje podjetja. Za vsako vneseno prijavo platforma dodeli edinstveno identifikacijsko kodo, ki prijavitelju omogoča, da popolnoma anonimno preveri status prijave. Prav tako si upravljavec kanala za prijavo pridržuje pravico, da prijavitelja, v primeru neustrezno utemeljene prijave, zaprosi za dodatne podrobnosti, pri čemer uporabi platformo in ponovno to kodo, z namenom temeljite analize prijavljene zadeve.
Prijave, vložene prek omenjenih kanalov, prejme in obravnava neposredno namenska in posebej usposobljena Ekipa (t.i. Ekipa za prijavo nepravilnosti – Whistleblowing Team), ki jo sestavljajo: i) vodja Corporate Internal Audit Function, ii) vodja Legal & Corporate Affairs Function; iii) vodja HR & Organization Function Italy (Mapei S.p.A.).
Oseba, ki podaja prijavo, lahko vloži tudi zunanjo prijavo, prek kanalov, ki jih je aktiviral Nacionalni organ za boj proti korupciji (ANAC), in/ali javno razkritje (npr. prek tiska ali družbenih medijev), pri čemer uživa zaščito, predvideno za notranje/zunanje prijave, če je v trenutku njene vložitve ali javnega razkritja (odvisno od primera) izpolnjen eden od pogojev, določenih v Zakonodajnem odloku št. 24/2023.
ZAŠČITA IN ODGOVORNOST PRIJAVITELJEV NEPRAVILNOSTI
Podjetje zagotavlja zaščito pred kakršno koli obliko povračilnih ukrepov, ki so neposredno ali posredno povezani s prijavo, prijaviteljem, ki v dobri veri podajo prijavo, in vsem osebam, ki so zadevne in/ali vpletene v prijavo (npr.: posredniki, sodelavci ali sorodniki prijaviteljev, osebe, ki imajo vedenje o dejstvih, ki se prijavljajo, itd.).
Identiteta prijavitelja in vse druge informacije, iz katerih se identiteta lahko neposredno ali posredno izpelje, se ne smejo razkriti brez izrecnega soglasja prijavitelja, razen osebam, ki so odgovorne za prejemanje ali nadaljnje ukrepanje na podlagi prijav, in so izrecno pooblaščene za obdelavo takšnih podatkov ter so zavezane zakonskim obveznostim.
Za tiste, ki kršijo ukrepe za zaščito prijaviteljev nepravilnosti, so predvidene kazni.
Zaščita ni zagotovljena in so predvidene kazni, kjer je to mogoče, v primeru prijav, podanih z zlonamernostjo ali hudo malomarnostjo, ki se izkažejo za lažne in neutemeljene, z obrekovalno vsebino ali so sicer podane izključno z namenom škodovanja Podjetju, prijavljeni osebi ali posameznikom, na katere se prijava nanaša/vpliva. Podjetje si pridržuje pravico do ustreznih ukrepov, vključno s pravnimi.
ZAŠČITA PRIJAVITELJEV
Med aktivnostjo preverjanja morebitnih kršitev so osebe, ki so predmet prijav, lahko vključene v to aktivnost ali obveščene o njej, vendar se v nobenem primeru postopek ne bo začel zgolj zaradi prijave, v odsotnosti konkretnih ugotovitev glede vsebine prijave. Postopek se lahko sproži na podlagi drugih dokazov, ki so ugotovljeni in potrjeni na podlagi same prijave.
ZASEBNOST
Za zagotovitev pravice do varstva osebnih podatkov prijaviteljem poteka pridobivanje in obravnavanje prijav v skladu s predpisi o varstvu podatkov. Kakršna koli izmenjava in prenos informacij, ki vključuje obdelavo osebnih podatkov, poteka tudi v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725. Varstvo osebnih podatkov je zagotovljeno ne le za prijavitelja, temveč tudi za druge osebe, za katere velja zaščita zaupnosti, kot so vpletena oseba, posrednik, oseba, omenjena v prijavi, saj nanje vpliva obdelava podatkov.
Ostanite v stiku z nami
