Met de invoering van EU-richtlijn 2019/1937/EU (hierna te noemen: EU-richtlijn) beoogt de Europese wetgever adequate bescherming en een reeks standaard- en minimumvereisten te bieden met betrekking tot de rol van de klokkenluider, bij het voorkomen van mogelijke schendingen van EU-rechten en -regelgeving. Daarnaast kan er sprake zijn van andere integriteitsincidenten die een gevaar opleveren voor de bedrijfsvoering en/of het maatschappelijk belang.
Voor de Mapei-groep en haar dochterondernemingen die in de Europese Unie actief zijn, geldt een klokkenluidersregeling om het hoofd te bieden aan deze kwestie van toenemend belang en die internationaal door vele rechtsstelsels wordt behandeld.
Voor dit doel heeft de algemeen directeur van Mapei Nederland B.V. dit beleid opgesteld en het lokale klokkenluidersteam aangesteld, zoals hieronder beschreven.
In Nederland is de EU-richtlijn geïmplementeerd in de Wet bescherming klokkenluiders.
DOELSTELLINGEN
Dit beleid is bedoeld om de procedures vast te stellen voor het melden van (een vermoeden van) een misstand. Dit beleid is tevens bedoeld voor meldingen in verband met de schending van de Mapei Code of Ethics. Zodoende moet in dit beleid overal waar wordt geschreven ‘vermoeden van een misstand’ ook 'integriteitsincident’ worden gelezen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. Het vermoeden van een misstand betreft het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de vennootschap heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie. Overal waar in dit beleid wordt gesproken over een ‘vermoeden van een misstand’ dient ook ‘informatie over een integriteitsincident’ te worden gelezen.
INTERN ADVIES EN ONDERSTEUNING BIJ MELDING
Bij de vennootschap is een interne en externe vertrouwenspersoon aangewezen. De interne vertrouwenspersoon is Hilde Stenvers (Office manager, h.stenvers@mapei.nl/085-0069240). De externe vertrouwenspersoon is @Arbo. (terry@atarbo.nl of 088-2827203). De vennootschap zorgt ervoor dat de vertrouwenspersonen op vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch kan worden geraadpleegd. Indien een werknemer een vermoeden van een misstand heeft, dan kan de werknemer – indien gewenst – contact opnemen met een vertrouwenspersoon en daar zijn zienswijze delen, zich laten bijstaan, begeleiden en/of van advies laten dienen. Het is mogelijk dat een vertrouwenspersoon de melding van een vermoeden van een misstand indient namens de werknemer. De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn taken dan na overleg met en toestemming van de werknemer die het vermoeden van een misstand heeft geconstateerd. Het is mogelijk dat de vertrouwenspersoon de identiteit van de werknemer niet bekend maakt bij de melding. De vertrouwenspersoon zal de identiteit uitsluitend met toestemming van de melder delen of als openbaarmaking verplicht is op grond van wettelijke verplichtingen. Het is ook mogelijk dat de werknemer zich intern laat bijstaan door iemand anders dan een vertrouwenspersoon.
EXTERN ADVIES EN ONDERSTEUNING BIJ MELDING
De melder heeft bij een vermoeden van een misstand (niet zijnde een integriteitsincident) ook de mogelijkheid om extern de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders te verzoeken om informatie, advies en ondersteuning bij het vermoeden van een misstand. De adviesaanvraag bij het Huis voor Klokkenluiders is vormvrij en kan ingediend worden via één van de onderstaande kanalen:
Informatie, advies en ondersteuning door het Huis voor Klokkenluiders kan zowel in mondelinge als in schriftelijke vorm worden gegeven. De keuze ten aanzien van de vorm van de informatie, het advies of de ondersteuning is voorbehouden aan de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. Het advies van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders is gratis, onafhankelijk en vertrouwelijk. Indien noodzakelijk kan de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verwijzen naar bestuursorganen of diensten die zijn belast met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift of een andere bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld.
De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de vennootschap zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand. Het is alleen mogelijk om de hulp van het Huis voor Klokkenluiders in te roepen bij een vermoeden van een misstand. Voor andere integriteitsincidenten biedt het Huis voor Klokkenluiders geen ondersteuning.
BESCHERMING EN VERANTWOORDELIJK VAN KLOKKENLUIDERS
Dit beleid is volledig in overeenstemming met de bepalingen van de Wet bescherming klokkenluiders op het gebied van de bescherming van klokkenluiders.
In het bijzonder zullen geen vergeldingsmaatregelen, discriminatie of sancties, direct of indirect, gevolgen hebben voor degenen die te goeder trouw een melding hebben ingediend. Vormen van benadeling zijn onder meer – doch niet uitsluitend – disciplinaire maatregelen, ontslag, overplaatsing (zonder instemming van de melder), pesten en overige vormen van intimidatie van de melder. Als de melder een anonieme melding maakt, dan is de anonimiteit van de klokkenluider gegarandeerd, behalve in gevallen waarin de klokkenluider zijn toestemming geeft om deze openbaar te maken en onverminderd wettelijke verplichtingen.
Sancties voor degenen die de beschermingsmaatregelen van de klokkenluider schenden, worden bepaald door het lokale management in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetgeving, waarbij de lokale bevoegde afdeling(en) worden betrokken en de HR- en organisatie- en juridische afdelingen van het bedrijf worden geïnformeerd.
De ontvangers van de melding (en de andere partijen die bij het proces betrokken kunnen zijn) zorgen ervoor dat de melding vertrouwelijk wordt behandeld. Ongeoorloofde openbaarmaking van de identiteit van de klokkenluider, of informatie waaruit deze kan worden afgeleid, wordt beschouwd als een schending van dit beleid.
RECHTEN VAN KLOKKENLUIDERS
Tijdens het onderzoek en de verificatie van mogelijke niet-naleving kunnen personen die onderwerp zijn van de meldingen worden betrokken bij of op de hoogte worden gebracht van deze activiteit, maar in geen geval zal een procedure worden gestart die uitsluitend op de melding is gebaseerd, bij gebrek aan concreet bewijs voor de beweringen in de melding.
MANIEREN OM MELDINGEN TE VERZENDEN
Als een melder een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van de vennootschap, dan kan de melder daarvan een melding maken bij de vennootschap. De wijze waarop de melding gemaakt kan worden is vormvrij. Meldingen kunnen rechtstreeks naar lokale ontvangers van het bedrijf worden verzonden:
Of via de gecentraliseerde elektronische mailbox codeofethics@mapei.com, rechtstreeks geadresseerd aan en afgehandeld door Mapei Group op het niveau van het hoofdkantoor ("HQ's").
Indien de melder een mondelinge melding heeft gemaakt, dan wordt deze melding eerst schriftelijk vastgelegd. Na instemming van de melder kan een geluidsopname worden gemaakt van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. Bij de schriftelijke weergave geldt dat de melder de mogelijkheid krijgt om de inhoud te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen. De melder ontvangt vervolgens een afschrift. Voor elke ingediende melding kent het portaal een unieke identificatiecode toe waarmee elke klokkenluider anoniem de voortgang kan controleren.
ONTVANGERS MELDINGEN
Meldingen die via het klokkenluidersportaal en via de lokale speciale elektronische mailbox worden gedaan, zijn ook toegankelijk, voor toezichts-/monitoringdoeleinden, vanuit hoofdkantoren (bijv. door Corporate Internal Audit).
Op het niveau van het hoofdkantoor is een speciaal team opgericht, het Corporate Whistleblowing Committee, dat zich richt op het monitoren van en toezicht houden op de processen, zoals hieronder beschreven.
Alle ontvangers van de melding behandelen dit laatste in overeenstemming met de vertrouwelijkheidsprincipes die in dit Beleid zijn uiteengezet en verifiëren de geldigheid ervan in overeenstemming met de inhoud ervan.
BEHEER VAN MELDINGEN
Mapei Group heeft een reeks regels opgesteld voor het beheer van meldingen, specifiek gericht op het garanderen van een passend, tijdig en nauwkeurig beheer van deze meldingen, in overeenstemming met dit beleid.
De algemeen directeur van Mapei Nederland B.V. heeft als lokaal klokkenluidersteam aangesteld:
Er is ook een speciaal orgaan voor het beheer van meldingen, het Corporate Whistleblowing Committee, samengesteld uit onafhankelijke leden van bedrijfsafdelingen zoals Corporate Internal Audit en HR & Organization, met ondersteuning van de juridische afdeling, indien nodig.
De verificatie van de geldigheid van de meldingen zal worden uitgevoerd volgens de volgende procedure.
PROCEDURE NA EEN MELDING
De melding wordt altijd ontvangen door het lokale klokkenluidersteam (hetzij rechtstreeks, hetzij via de communicatiestroom van het Corporate Whistleblowing Committee).
Na ontvangst van de melding moet het lokale klokkenluidersteam het Corporate Whistleblowing Committee onmiddellijk (d.w.z. binnen de volgende werkdag) op de hoogte stellen van de ontvangen melding, waarna deze de informatie kan delen indien dit in het belang is van het onderzoek.
Vervolgens evalueert het lokale klokkenluidersteam de daarin opgenomen informatie en beslist het hoe verder te gaan, indien nodig ook met de steun van andere lokale functies en/of afdelingen van het hoofdkantoor (bijv. Corporate Internal Audit).
Er wordt een onderzoek ingesteld naar iedere bij haar ingediende melding omtrent een vermoeden van een misstand, tenzij:
Indien het lokale klokkenluidersteam beslist dat geen onderzoek wordt gestart, deelt het lokale klokkenluidersteam dit onder vermelding van de redenen zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de melder mede.
GEGEVENSBESCHERMING EN GEGEVENSOPSLAG
De melding alsmede de ondersteunende documentatie met betrekking tot de melding worden gearchiveerd door het lokale klokkenluidersteam van Mapei Nederland B.V. in een daarvoor ingericht register. De gegevens worden vernietigd op het moment dat zij niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij verzameld zijn. Alle persoonlijke en gevoelige informatie in de melding inclusief die met betrekking tot de identiteit van de klokkenluider of andere personen, zal worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgesteld door Europese en lokale toepasselijke wetgeving (bijv. AVG-verordening en lokale uitvoeringswetgeving, enz.).
In contact blijvenAbonneer je op onze nieuwsbrief om nieuws over Mapei te ontvangen
