Mapei Spain, S.A.U., de acuerdo con la normativa aplicable, proporciona acceso gratuito a un Portal de Denuncias a cualquier persona que desee presentar, de buena fe, una denuncia de conductas ilícitas, faltas u omisiones, que constituyan o puedan constituir una infracción o induzcan a una infracción del Código Ético, de las normas en las materias señaladas en la Directiva de la UE, a las que se remite asimismo la Ley 2/2023, y cualquier documentación interna sobre los mismos temas (por ejemplo, políticas del Grupo y las normas de la Empresa).
Las denuncias, aunque sean anónimas, deben presentarse de buena fe y estar detalladas y basadas en elementos de comprobación precisos y concordantes, y deben disponer de información precisa para que sean fácilmente verificables.
Mapei Spain, S.A.U. se reserva el derecho de emprender acciones legales contra los Denunciantes que realicen denuncias con dolo o culpa grave que sean falsas, infundadas, con contenido difamatorio o realizadas con el único objetivo de dañar a la empresa o a la persona denunciada.
MÉTODOS PARA REPORTAR LAS DENUNCIAS
Las denuncias se pueden enviar directamente a los destinatarios locales de la Empresa de las siguientes formas:
Cabe destacar que el formulario en papel, por correo ordinario y el Portal de Denuncia de Irregularidades son las vías recomendadas, ya que garantizan plenamente el posible anonimato del Denunciante de irregularidades.
De hecho, el acceso al Portal de Denuncia de Irregularidades está sujeto a una política de «no registro» para evitar la identificación del Denunciante de irregularidades que desee conservar el anonimato: esto significa que los sistemas informáticos de la empresa no pueden identificar el punto de acceso (dirección IP), incluso si ha iniciado sesión desde un ordenador conectado a su red corporativa.
Para cada Denuncia enviada, el Portal asigna un código de identificación único que permite a cada Denunciante de irregularidades comprobar su progreso de forma anónima. Del mismo modo, si una Denuncia no tiene los datos pertinentes, los Destinatarios (identificados en el párrafo siguiente) tienen derecho a solicitar al Denunciante de irregularidades, a través del Portal y siempre mediante el código de identificación anterior, más información sobre la denuncia.
Las denuncias realizadas a través del Portal de Denuncias, correo electrónico, teléfono o papel ("caja de seguridad" o recibidos en la dirección de la filial) son recibidos directamente por el Oficial de Denuncias de la Compañía y compartidos con el Departamento de Auditoría Interna Corporativa del Grupo Mapei. Todos los destinatarios del Denuncia lo tratan de acuerdo con los principios de confidencialidad establecidos en la Política del Canal de Denuncias y verifican su validez según su contenido.
PROTECCIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LOS DENUNCIANTES DE IRREGULARIDADES
Esta Política cumple totalmente con las disposiciones de la Directiva de la UE y la Ley 2/2023 sobre el tema de los derechos de protección de los denunciantes de irregularidades.
Asimismo, cualquier instrucción específica impartida a nivel local en materia de protección de denunciantes de irregularidades, de acuerdo con la legislación local, es plenamente válida y aplicable.
En particular, quienes hayan presentado una Denuncia de buena fe no sufrirán ninguna represalia, discriminación o sanción, ya sea directa o indirecta. En el caso de Denuncias realizadas a través del Portal de Denuncia de Irregularidades, se garantiza el anonimato del Denunciante de irregularidades, salvo en los casos en que este manifieste su consentimiento para divulgarla y sin perjuicio de las obligaciones legales. Las sanciones para aquellos que infrinjan las medidas de protección del Denunciante de irregularidades se encuentran definidas por la Administración Local de acuerdo con la legislación local aplicable, que involucrará a los Departamentos locales competentes e informará al Departamento Corporativo Legal y de Recursos Humanos y la Organización.
Los Destinatarios de la Denuncia (y las demás partes que puedan estar implicadas en el proceso) garantizan la máxima confidencialidad del Denunciante de irregularidades con la protección de su identidad. La divulgación no autorizada de la identidad del Denunciante de irregularidades, o de información a través de la cual esta pueda inferirse, se considera una infracción de esta Política.
Se sancionará al Denunciante de irregularidades, siempre que sea posible, en caso de Denuncias realizadas con dolo o culpa grave que sean falsas, infundadas, con contenido difamatorio o que, de otra forma, se realicen con el único fin de perjudicar a la Filial Local, al Denunciado o a los afectados por la Denuncia. La Administración Local de cada Filial Local también podrá emprender las acciones legales correspondientes, de acuerdo con la legislación local aplicable, involucrando a los Departamentos locales competentes e informando al Departamento Corporativo Legal y de Recursos Humanos y Organización.
DERECHOS DE LAS PERSONAS DENUNCIADAS
Durante la investigación y la verificación de posibles incumplimientos, las personas que sean objeto de las Denuncias podrán estar implicadas en la actividad o podrá informárseles sobre ellas, pero en ningún caso se iniciará un procedimiento con base únicamente en la Denuncia, en ausencia de pruebas concretas sobre sus alegaciones. Solo se puede iniciar un procedimiento sobre la base de pruebas que sea distinto de las alegaciones realizadas en la propia Denuncia.
DESTINATARIOS DE LAS DENUNCIAS
El Equipo Local de Denuncia de Irregularidades de la Empresa recibe directamente las denuncias realizadas a través del Portal de Denuncia de Irregularidades, por correo electrónico, teléfono o en papel («caja fuerte» o recibidas en la dirección de la Filial Local) (consulte el siguiente párrafo).
Las denuncias realizadas a través del Portal de Denuncia de Irregularidades y a través del buzón electrónico local dedicado también son accesibles, con fines de control/supervisión, desde las sedes centrales (por ejemplo, por Auditoría Interna Corporativa).
A nivel de la sede central, se establece un equipo dedicado, el Comité Corporativo de Denuncia de Irregularidades, con el objetivo de controlar y supervisar los procesos, como se describe a continuación.
Todos los Destinatarios de la Denuncia tratarán la denuncia de acuerdo con los principios de confidencialidad establecidos en esta Política y verificarán su validez de acuerdo con su contenido.
De acuerdo con la Directiva de la UE y la Ley 2/2023, la Denuncia debe gestionarse dentro de un marco de tiempo predefinido, que Mapei cumple al establecer los siguientes plazos:
- El acuse de recibo de la denuncia al denunciante se fija dentro de los siete días siguientes a la recepción.
- Se proporciona un plazo razonable para proporcionar comentarios, que no excederá los tres meses desde el acuse de recibo o, si no se envió acuse de recibo al denunciante, tres meses a contar a partir de siete días desde que se emitió la denuncia. Si se estimare que la investigación no se podrá concluir en el plazo de 3 meses, se acordará prorrogar dicho plazo, siempre consignando las razones por las cuales no se ha podido concluir en el tiempo legal estimado.
DIVULGACIÓN DE LAS AUTORIDADES EXTERNAS IMPLICADAS
De acuerdo con la Directiva de la UE, se debe informar al Denunciante de irregularidades en el caso de que exista alguna Autoridad externa implicada después de la investigación de la Denuncia.
Para ello, las Filiales deberán informar cual es la Autoridad Independiente de Protección al Denunciante a la que pueda dirigirse el Denunciante.
PROTECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
El Equipo Local de Denuncia de Irregularidades de Mapei Spain archiva la documentación justificativa de la Denuncia de forma segura y durante un período de prescripción de la infracción objeto de denuncia.
Asimismo, la denuncia deberá custodiarse durante un periodo de 3 meses cuando la misma no de lugar a una investigación interna.
Cualquier tipo de información personal y sensible contenida en la Denuncia, incluida la relativa a la identidad del Denunciante de irregularidades o de otras personas, debe procesarse de acuerdo con las normas aplicables para la protección de datos personales, según lo establecido por la legislación aplicable europea y local (por ejemplo, Regulación RGPD y legislación local de implementación, etc.).
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