Donošenjem EU Direktive 2019/1937/EU (dalje u tekstu “Direktiva” ili “EU Direktiva”), zakonodavno tijelo Europske unije je htjelo pružiti odgovarajuću zaštitu i postaviti set standardnih i minimalnih zahtjeva vezano uz ulogu Prijavitelja nepravilnosti, a sve u cilju sprečavanja potencijalnih kršenja prava i pravila Europske unije.
Slijedom navedenog, postupak prijavljivanja nepravilnosti je prvi pokušaj Mapei Grupe i njezinih podružnica koje djeluju na području Europske unije u suočavanju s navedenom problematikom koja je od sve većeg značaja, a posebno na međunarodnoj razini obzirom se istom bave različiti pravni sustavi.
Utvrđivanje i definiranje postupka prijavljivanja nezakonitog ponašanja, prekršaja ili propusta koji predstavljaju ili mogu predstavljati kršenje ili poticanje na kršenje odredbi Etičkog kodeksa, zakonskih i podzakonskih akata donesenih u područjima određenim EU Direktivom, te bilo kojim internim aktima iz istog područja (npr. Pravilnici Grupe, Pravilnici društva) primijenjuje se na:
a temelje se na sljedećim dokumentima:
NAČIN SLANJA PRIJAVE
Prijava se može poslati neposredno Društvu na slijedeće načine:
Tu je potrebno napomenuti da su podnošenje Prijave pisanim putem u „sigurnu kutiju“, putem pošte, te putem Portala najbolji načini potpunog jamčenja moguće anonimnost Prijavitelja nepravilnosti.
Pristup Portalu zapravo podliježe politici „bez zapisa” (no-log policy) kako bi se spriječila moguće otkrivanje identiteta Prijavitelja nepravilnosti koji želi ostati anoniman. Navedeno znači da računalni sustavi Društva ne mogu identificirati pristupnu točku (IP adresu) čak ni ako je Prijavitelj nepravilnosti u trenutku podnošenja Prijave putem Portala prijavljen na računalo spojenog na korporativnu mrežu Društva.
Za svaku podnesenu Prijavu, Portal dodjeljuje jedinstveni identifikacijski kod koji svakom Prijavitelju nepravilnosti omogućuje da anonimno prati status podnesene Prijave. Slično tome, ako Prijava nije dovoljno detaljno obrazložena, Primatelji prijave imaju pravo zatražiti od Prijavitelja nepravilnosti, koristeći Portal i isključivo putem tog koda, dodatne pojedinosti o onome što je prijavljeno.
ZAŠTITA I ODGOVORNOST PRIJAVITELJA NEPRAVILNOSTI
Postupak je u cijelosti sukladan s odredbama EU Direktive i Zakona vezanih uz prava Prijavitelja nepravilnosti na zaštitu, te vezano uz odgovornosti Prijavitelja nepravilnosti.
Nikakva osveta, diskriminacija ili kazna, izravna ili neizravna, nije dopuštena u odnosu na Prijavitelje nepravilnosti koji su podnijeli Prijave u dobroj vjeri. U slučaju Prijava podnesenih putem posebnog za to namijenjenog portala Mapei Grupe - Whistleblowing Portal (u daljnjem tekstu: „Portal“), anonimnost Prijavitelja nepravilnosti je zajamčena, osim u slučajevima kada sam Prijavitelj nepravilnosti u svojoj Prijavi putem Portala nedvojbeno daje svoj pristanak za otkrivanje vlastitog identiteta, ne dovodeći time u pitanje zakonske obveze Društva. Svi oni koji prekrše mjere zaštite Prijavitelja nepravilnosti snositi će punu odgovornost takvih kršenja u skladu s odredbama Zakona o zaštiti Prijavitelja nepravilnosti, a sukladno odgovarajućim odlukama nadležnih odjela Društva, uz obvezno obavještavanje korporativnog odjela za ljudske resurse i pravnog odjela.
Povjerljiva osoba koja je ovlaštena zaprimati Prijave i druge eventualne osobe koje bi mogle biti uključene u postupak Prijave nepravilnosti osiguravaju Prijavitelju nepravilnosti najveću moguću povjerljivost, prije svega štiteći njegov/njezin identitet. Neovlašteno otkrivanje identiteta Prijavitelja nepravilnosti i/ ili informacija na temelju kojih se može zaključiti identitet Prijavitelja nepravilnosti, smatra se kršenjem odredbi.
U slučaju kada Prijavitelj nepravilnosti postupajući namjerno ili s grubom nepažnjom podnese lažnu Prijavu, neutemeljenu Prijavu, Prijavu s klevetničkim sadržajem ili na drugi način podnesenu s isključivom svrhom nanošenja štete Društvu, Prijavljenoj osobi ili onima na koje Prijava utječe, Prijavitelj nepravilnosti će snositi punu odgovornost za to sukladno odredbama Zakona i internih propisa Društva. Pri tom, Društvo je ovlašteno protiv takvog Prijavitelja nepravilnosti poduzeti sve potrebne pravne radnje u skladu s važećim propisima, te u takav postupak uključiti nadležne odjele Društva, uz obvezno obavještavanje korporativnog odjela za ljudske resurse i pravnog odjela.
PRAVA PRIJAVLJENOG
Postupak je u cijelosti sukladan s odredbama EU Direktive i Zakona vezanih uz prava prijavljene osobe.
Tijekom postupka provjere navoda Prijave nepravilnosti i provjere potencijalne nesukladnosti koja je predmet Prijave, Prijavljene osobe mogu biti uključene ili obaviještene o ovoj radnji, ali se ni pod kojim okolnostima neće pokrenuti postupak protiv njih samo na temelju Prijave, u nedostatku konkretnih dokaza u odnosu na navode iste. Postupak se može pokrenuti samo temeljem prikupljenih dokaza pored onih koji se navode u samoj Prijavi.
ROKOVI
Sukladno EU Direktivi i Zakonu, Društvo je dužno postupati po zaprimljenim Prijavama u propisanim rokovima i to:
OBAVJEŠTAVANJE O UKLJUČIVANJU VANJSKIH NADLEŽNIH TIJELA
Sukladno Zakonu, Povjerljiva osoba je dužna izvijestiti Pučkog pravobranitelja o zaprimljenim Prijavama i ishodu postupanja u roku od 30 dana od dana odlučivanja o Prijavi.
ZAŠTITA PODATAKA I ČUVANJE PODATAKA
Društvo svu popratnu dokumentaciju koja se odnosi na Prijave arhivira i to na siguran način i na razdoblje od dvije godine od dana donošenja odluke povodom podnesene Prijave od strane Povjerljive osobe.
Svi osobni podaci i osjetljivi podaci koji su sadržani u Prijavi, uključujući one koje se odnose na identitet Prijavitelja nepravilnosti ili drugih osoba, moraju se obrađivati u skladu s primjenjivim pravilima za zaštitu osobnih podataka, kako je utvrđeno primjenjivim zakonodavstvom EU i Hrvatske.
Ostanimo u kontaktuPretplatite se na naš newsletter i prvi saznajte sve Mapei novosti
