Spoločnosť v zmysle platnej legislatívy poskytuje bezplatný prístup na online platformu (Portál pre oznamovateľov) tým, ktorí majú v úmysle podať v dobrej viere oznámenia o nezákonnom konaní, pochybeniach alebo opomenutiach, ktoré predstavujú alebo môžu predstavovať porušenie alebo navádzanie na porušenie Etického kódexu či inej implementovanej dokumentácie (napr. Zásady Skupiny MAPEI, či pravidlá spoločnosti MAPEI SK, s.r.o.)
Oznámenia sú prijímané aj anonymne. Spoločnosť bude stíhať oznamovateľov v prípade oznámení podaných v zlej viere, s hanlivým úmyslom alebo nie v súlade s riadnym duchom spolupráce so Spoločnosťou. Správy musia byť predložené na ochranu integrity Spoločnosti a musia byť podrobné, založené na presných faktoch. Oznámenia musia byť podávané zodpovedne, byť v záujme spoločného dobra a spadať do typov nezhôd, pre ktoré bol systém zavedený.
Spoločnosť MAPEI SK, s.r.o. odporúča, aby ste nepodávali oznámenia, ktoré nespadajú do vyššie uvedených prípadov, a vo všeobecnosti vyzýva svojich zamestnancov, aby prípadné pracovné spory riešili, ak je to možné, prostredníctvom dialógu, hoci aj neformálneho, s kolegami a/alebo ich nadriadeným priamo alebo s príslušné funkcie spoločnosti.
SPÔSOBY PODÁVANIA OZNÁMENÍ
Oznámenie možno posielať priamo spoločnosti MAPEI SK, s.r.o.:
- elektronicky - prostredníctvom vyhradenej elektronickej schránky – whistleblowing.sk@mapei.sk
Táto emailová adresa je prístupná len zodpovedným osobám. - elektronicky prostredníctvom Portálu pre oznamovateľov, ktorý je dostupný 24 hodín denne na adrese whistleblowing.mapei.com
- písomne - prostredníctvom pošty na adresu Zodpovednej osoby:
- Ing. Jana Velčická, MAPEI SK, s.r.o., Nádražná 39, 900 28 Ivanka pri Dunaji
- Mgr. Matúš Karman, MAPEI SK, s.r.o., Nádražná 39, 900 28 Ivanka pri Dunaji
Na obálke musí byť uvedené: „Do rúk zodpovednej osoby podľa Zákona o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti - NEOTVÁRAŤ“ - telefonicky a/alebo osobne Zodpovednej osobe, ktorá vyhotoví písomnú zápisnicu.
Oznámenie možno podať aj externými kanálmi, resp. prostredníctvom iného orgánu príslušného na prijatie oznámenia, ktorým je:
- Úrad na ochranu oznamovateľov
- Prokuratúra
- Správny orgán príslušný na konanie o správnom delikte, ktorý je závažnou protispoločenskou činnosťou
- Príslušné inštitúcie, orgán, úrad alebo agentúra Európskej Únie.
Je potrebné poznamenať, že písomná forma, bežnou poštou a Portál pre oznamovateľov sú najlepšími spôsobmi, ktoré plne zaručujú možnú anonymitu oznamovateľa.
Prístup k Portálu pre oznamovateľov v skutočnosti podlieha politike „no-log” t.j. politike “neprihlásenia“, aby sa zabránilo identifikácii oznamovateľa, ktorý si želá zostať v anonymite: to znamená, že počítačové systémy spoločnosti nie sú schopné identifikovať prístupový bod (IP adresu), aj keď ste prihlásený z počítača pripojeného k vašej podnikovej sieti.
Každému podanému oznámeniu prideľuje portál jedinečný identifikačný kód, ktorý umožňuje každému oznamovateľovi anonymne kontrolovať priebeh vybavovania. Takisto, ak oznámenie nie je dostatočne podrobné, príjemcovia (uvedení v nasledujúcom odseku) majú právo požiadať oznamovateľa pomocou Portálu pre oznamovateľov a vždy prostredníctvom tohto kódu o ďalšie podrobnosti k záležitosti, ktorú oznamuje.
OCHRANA A ZODPOVEDNOSŤ OZNAMOVATEĽA
Odvetné opatrenia voči oznamovateľom sú zakázané. Nikto nemôže byť vystavený diskriminácii, disciplinárnemu konaniu, strate zamestnania či inému postihu za oznámenie protispoločenskej činnosti podané v dobrej viere alebo za odmietnutie podieľať sa na protispoločenskej činnosti. To neplatí, ak sa tento oznamovateľ podieľal na oznamovanej protispoločenskej činnosti a porušení súvisiacich pravidiel a predpisov. Oznamovateľ sa tejto ochrany nemôže vzdať.
V prípade oznámení uskutočnených prostredníctvom Portálu pre oznamovateľov je zaručená anonymita oznamovateľa, s výnimkou prípadov, keď oznamovateľ vyjadrí súhlas s ich zverejnením a bez toho, aby boli dotknuté zákonné povinnosti. Sankcie pre tých, ktorí porušia opatrenia na ochranu oznamovateľov, sa budú uplatňovať v súlade s platnou európskou alebo slovenskou legislatívou.
V prípade podania oznámenia, ktoré je nepravdivé, nepodložené, s hanlivým obsahom alebo vytvorené s úmyselným zámerom a jediným cieľom poškodiť spoločnosť, oznámené osoby alebo tých, ktorých sa to týka, sú voči oznamovateľovi, ak je to možné, vyvodené opatrenia. Manažment spoločnosti MAPEI SK, s.r.o. môže tiež podniknúť náležité právne kroky v súlade s platnou legislatívou.
PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB
Spoločnosť MAPEI SK, s.r.o. koná v súlade s ustanoveniami smernice EÚ v oblasti ochrany práv dotknutých osôb.
Platné a účinné sú aj všetky právne predpisy vydané v SR týkajúce sa ochrany dotknutých osôb. Počas vyšetrovania a preverovania podnetu musia osoby dotknuté oznámením, resp. tie, ktoré sú zapojené alebo informované o podaní oznamovateľa, postupovať tak, aby nebolo začaté konanie výlučne na základe oznámení, pri ktorých neexistujú konkrétne dôkazy o podaných obvineniach. Konanie možno začať len na základe preukázania aj iných dôkazov, ako sú tvrdenia uvedené v samotnom oznámení.
HARMONOGRAM
Podľa smernice EÚ a zákona č. 189/2023 Z.z. musí byť oznámenie spracované vo vopred definovanom časovom rámci, ktorý MAPEI SK, s.r.o. dodržiava stanovením nasledujúcich termínov:
potvrdenie oznamovateľovi o prijatí jeho oznámenia je stanovené do siedmich dní od prijatia oznámenia;
primeranú lehotu na poskytnutie spätnej väzby, ktorá nie je dlhšia ako 90 dní od potvrdenia o prijatí, alebo ak sa nahlasujúcej osobe prijatie oznámenia nepotvrdilo, do 90 dní od uplynutia sedemdňovej lehoty od prijatia podania oznámenia.
Ak je výsledkom preverenia oznámenia postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku, alebo osobitných predpisov, je zamestnávateľ o tejto skutočnosti vopred informovať oznamovateľa, to neplatí, ak by informovaním oznamovateľa mohlo byť zmarené prešetrenie oznámenia. Zamestnávateľ je povinný vyžiadať si výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a do 10 dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámiť oznamovateľa.
ZVEREJNENIE ZAINTERESOVANÝCH EXTERNÝCH ORGÁNOV
Podľa smernice EÚ musí byť oznamovateľ informovaný v prípade zapojenia akýchkoľvek zainteresovaných externých orgánov po preverení Oznámenia.
OCHRANA A UCHOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Zodpovedná osoba je povinná po dobu troch rokov odo dňa doručenia oznámenia viesť evidenciu oznámení v rozsahu:
- dátum doručenia oznámenia
- meno, priezvisko, adresa pobytu osoby, ktorá oznámenie podala (ak ide o anonymné oznámenie, uvedie sa iba poznámka, že podnet bol anonymný)
- predmet oznámenia
- výsledok preverenia oznámenia
- dátum skončenia preverenia oznámenia.
Zodpovedná osoba na účely preverovania oznámenia spracúva aj iné osobné údaje ako sú uvedené vyššie, ak je to nevyhnutné na riadne a úplné prešetrenie oznámenia.
Oznamovateľ poskytuje také osobné údaje, ktoré sú pravdivé a aktuálne, aby sa nezmarilo preverovanie.
Úmyselné oznámenie nepravdivých skutočností, pri ktorých je zjavné, že oznamovateľ ich nemohol v čase oznámenia odôvodnene považovať za pravdivé, a ktoré môžu poškodiť povesť a dobré meno fyzickej alebo právnickej osoby, sa považuje sa závažné porušenie pracovnej disciplíny.
Evidencia je prístupná len zodpovednej osobe/osobám a štatutárnemu orgánu. Zodpovedná osoba evidenciu chráni pred stratou, zničením, poškodením, zneužitím a iným neoprávneným zasahovaním.
Akékoľvek osobné a citlivé informácie obsiahnuté v oznámení, vrátane tých, ktoré sa týkajú identity oznamovateľa alebo iných osôb, musia byť spracované v súlade s platnými pravidlami ochrany osobných údajov, ako sú stanovené európskou a slovenskou legislatívou (napr. Nariadenie GDPR Zákon o ochrane osobných údajov atď.).
Ostaňme v spojení
